KI-generierte Illustration — fiktive Szene.
Informationen in Ihren Dokumenten finden, eine Antwort vorbereiten oder Unterlagen zusammenstellen: KI kann mehr leisten als Texte schreiben. Ob Sie sie privat oder für Ihre selbstständige Tätigkeit nutzen – beginnen Sie mit einem konkreten Bedarf und behalten Sie die Kontrolle über das Ergebnis.
Ein Assistent beantwortet Ihre Anfragen. Eine angebundene Dokumentensuche greift auf ausgewählte Unterlagen zurück. Ein Agent kann mehrere Aktionen nacheinander ausführen. Welche Lösung passt, hängt von der Aufgabe, den verwendeten Informationen und der gewünschten Kontrolle ab. «Lokal» bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Daten auf Ihrem Computer bleiben.
Drei konkrete Anwendungen, ohne alles umzustellen
Die folgenden Situationen zeigen mögliche Anwendungen, keine garantierten Ergebnisse oder Kundenreferenzen. Die Möglichkeiten hängen vom gewählten Werkzeug, seinen Zugriffsrechten und der Qualität der verfügbaren Informationen ab.
1. Eine Antwort mit den richtigen Informationen vorbereiten
Sie erhalten eine Anfrage zu Ihrer selbstständigen Tätigkeit. Für die Antwort müssen Sie einen früheren Austausch finden, Ihre Leistungsbeschreibung prüfen und fehlende Angaben erkennen.
Mit den relevanten Informationen, die Sie bereitstellen, kann ein Assistent einen Entwurf und eine Liste offener Fragen vorbereiten. Vor dem Versand prüfen Sie Fakten, Ton und Zusagen. Ein fehlender Preis oder Termin muss noch bestätigt werden – er darf nicht erfunden werden, nur um die Antwort zu vervollständigen.
Es geht also nicht nur darum, «besser zu schreiben», sondern eine Antwort vorzubereiten, die zu Ihrer Situation passt.
2. Informationen in mehreren Dokumenten finden
Eine Anleitung, ein Protokoll oder ein früherer Vorschlag enthält die gesuchte Information. Eine mit KI kombinierte Dokumentensuche kann helfen, relevante Textstellen zu finden und zusammenzufassen.
Dieser Ansatz, häufig RAG genannt, nutzt ausgewählte Dokumente als Grundlage für die Antwort. Er ersetzt nicht die Prüfung des Originals: Öffnen Sie die Quelle, kontrollieren Sie das Datum und vergleichen Sie die zitierte Passage mit der vorgeschlagenen Schlussfolgerung. Zugriffe auf Dokumente sollten auf das Notwendige beschränkt bleiben, wie die Microsoft-Dokumentation zur retrieval-gestützten Generierung erläutert (auf Englisch).
Bei wenigen Dateien kann ein begrenzter Test ausreichen. Eine dauerhafte Verbindung zu allen Ihren Ordnern ist eine andere Entscheidung und erfordert mehr Vorbereitung.
3. Unterlagen vorbereiten, ohne die Entscheidung abzugeben
Für einen Antrag oder Termin müssen mehrere Unterlagen zusammengestellt werden. KI kann helfen, Referenznummern auszulesen, anhand Ihrer Vorgaben eine Checkliste zu erstellen und auf Dokumente hinzuweisen, die sie nicht gefunden hat.
Vor jeder Übermittlung prüfen Sie Beträge, Daten und Unterlagen. Ein nicht erkanntes Dokument fehlt nicht zwingend, und eine Zusammenfassung ersetzt kein amtliches Dokument.
Folgt die Aufgabe immer denselben Regeln, kann auch eine Funktion Ihrer vorhandenen Software oder eine klassische Automatisierung geeigneter sein als ein KI-Agent.
Assistent oder Agent: Was bedeutet der Unterschied für Sie?
Ein Assistent kann einen Text oder eine Analyse vorbereiten, die Sie anschliessend verwenden. Ein Agent kann – je nach Werkzeugen und erteilten Berechtigungen – mehrere Schritte ausführen und Aktionen vornehmen.
Dieser Unterschied wird wichtig, sobald er Nachrichten versenden, Dateien verändern oder in einer Anwendung handeln kann. Setzen Sie klare Grenzen und behalten Sie bei sensiblen Aktionen eine menschliche Freigabe bei. Die Microsoft-Dokumentation zu Agenten beschreibt diese zusätzlichen Verantwortlichkeiten (auf Englisch).
Wann kommt ein lokaler Agent infrage?
Die Frage lohnt sich, wenn ein wiederkehrender Bedarf mehrere Schritte, Verbindungen zu Ihren Werkzeugen oder besondere Anforderungen an die Kontrolle über Daten umfasst. Ein lokaler Agent ist keine Voraussetzung, um KI sinnvoll zu nutzen.
Ein auf einem Computer installierter Agent kann weiterhin ein externes Modell oder einen externen Dienst aufrufen. Klären Sie vor der Auswahl, was tatsächlich vor Ort ausgeführt wird, welche Daten übertragen werden und wer Updates sowie die laufende Betreuung übernimmt. Eine lokale Installation allein garantiert weder Vertraulichkeit noch Rechtskonformität.
Prüfen Sie bei einem gelegentlichen Bedarf zunächst, ob ein vorhandenes Werkzeug bereits ausreicht. Wird daraus ein individuelles Integrationsprojekt für ein Unternehmen, müssen Umfang, Zugriffe und Wartung separat festgelegt werden.
Ihre Dokumente und Daten: Was Sie prüfen sollten
Prüfen Sie vor der Übermittlung einer Datei die Bedingungen des Dienstes, die Aufbewahrung der Daten, die Zugriffe und eine mögliche Weiterverwendung. Beginnen Sie mit nicht vertraulichen Beispielen. Geben Sie keine Passwörter, Zugangscodes oder Dokumente Dritter weiter, ohne vorher zu prüfen, ob die beabsichtigte Nutzung angemessen ist.
Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte weist darauf hin, dass das Schweizer Datenschutzrecht auch für KI gilt (Information auf Französisch). Bei einer beruflichen Nutzung hängen die Pflichten insbesondere von den Daten und der vorgesehenen Bearbeitung ab; fachlicher Rat kann erforderlich sein.
Wenn Ihre Anforderungen eine Speicherung und Bearbeitung in der Schweiz vorsehen, prüfen Sie sämtliche beteiligten Dienste und nicht nur den Standort des Computers. Diese Anforderung muss für die gewählte Lösung geprüft werden; ihr Name allein sagt darüber nichts aus.
Ein sinnvoller erster Test, in Ihrem Tempo
Wählen Sie eine einzige Aufgabe. Bereiten Sie einige Beispiele ohne sensible Daten vor und vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihrer bisherigen Vorgehensweise. Berücksichtigen Sie auch den Zeitaufwand für Kontrolle und Korrekturen, nicht nur die Geschwindigkeit der Erstellung.
Prüfen Sie Fakten und Quellen, bevor Sie das Ergebnis weitergeben. Die Microsoft-Hinweise zur Prüfung von Antworten erinnern daran, dass ein überzeugender Text trotzdem fehlerhaft oder unvollständig sein kann (auf Französisch).
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